Dlaczego bank może odmówić otwarcia konta przez brak aktualnych danych w KRS?

Otwarcie firmowego konta bankowego to jeden z pierwszych kroków po założeniu spółki – ale również kluczowy element codziennego funkcjonowania każdej firmy. W praktyce wiele osób zderza się z sytuacją, gdy bank… odmawia otwarcia rachunku. Jednym z najczęstszych powodów jest niezgodność danych w KRS z przedstawionymi dokumentami. Dlaczego tak się dzieje?

1. Bank musi weryfikować dane w KRS – to jego obowiązek

Zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), instytucje finansowe mają obowiązek weryfikować dane swoich klientów, zwłaszcza spółek. Banki sprawdzają:

• aktualne dane rejestrowe (nazwa, siedziba, forma prawna),
• skład zarządu i sposób reprezentacji,
• uprawnienia osób zakładających konto.

Jeśli dane widoczne w KRS są nieaktualne lub sprzeczne z dokumentami przedstawionymi przez klienta – bank może uznać, że nie jest w stanie prawidłowo zweryfikować tożsamości ani reprezentacji spółki. W efekcie – odmowa.

2. Najczęstsze przyczyny odmowy ze strony banków

Banki odmawiają założenia konta, gdy:

• w KRS nie widnieje osoba, która stawia się w banku (np. nowy prezes nie został jeszcze zgłoszony),
• adres spółki jest inny niż ten podany w dokumentach,
• niezgodność formy reprezentacji (np. spółkę może reprezentować dwóch członków zarządu łącznie, a w banku pojawił się tylko jeden),
• brak wpisu prokurenta, który ma działać samodzielnie,
• wpis do KRS jest „w toku” (bank może chcieć poczekać na zakończenie procedury),
• w systemie CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) są nieaktualne dane.

3. Dlaczego to ważne? – ryzyko prawne i reputacyjne banków

Banki odpowiadają za to, że nie dopuszczą do otwarcia konta przez osoby nieuprawnione. Jeśli KRS pokazuje inne dane niż dokumenty klienta, instytucja musi zachować szczególną ostrożność – bo może narazić się na:

• naruszenie przepisów AML,
• konsekwencje w przypadku nieuprawnionych transakcji,
• problemy przy audytach lub kontrolach KNF.

4. Jak zapobiec odmowie?

Aby sprawnie otworzyć konto:

• ✅ Upewnij się, że dane spółki w KRS są aktualne
• ✅ Jeśli dokonałeś zmian (zarząd, adres, sposób reprezentacji) – najpierw złóż wniosek do KRS i poczekaj na jego zatwierdzenie
• ✅ Przygotuj komplet dokumentów: uchwały, akty notarialne, odpis KRS, umowa spółki
• ✅ Zweryfikuj dane w CRBR – banki również to sprawdzają
• ✅ Jeśli wniosek jest „w toku”, zapytaj bank, czy może zaakceptować dokumenty potwierdzające złożenie zmian

5. Warto pamiętać

Brak aktualnych danych w KRS nie tylko utrudnia otwarcie konta bankowego. Może też:

• ograniczyć zdolność kredytową spółki,
• zniechęcić inwestorów lub kontrahentów (nieaktualny zarząd lub siedziba budzi wątpliwości),
• zwiększyć ryzyko kar finansowych.

🔍 Bank musi sprawdzać dane – to nie wybór, to obowiązek

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML), banki mają obowiązek weryfikacji danych klientów – zwłaszcza spółek. Sprawdzają m.in.:

✅ Co bank weryfikuje?	Dlaczego?
Nazwa, siedziba, forma prawna	Musi zgadzać się z dokumentami
Skład zarządu i sposób reprezentacji	Kto może podpisać umowę?
Uprawnienia osoby zakładającej konto	Czy ma prawo działać w imieniu spółki?

Jeśli dane w KRS są nieaktualne lub sprzeczne z dokumentami – bank nie może potwierdzić tożsamości i reprezentacji. Efekt? Odmowa.

🚫 Najczęstsze powody odmowy

• W KRS nie widnieje osoba, która pojawiła się w banku (np. nowy prezes),
• Adres spółki różni się od tego w dokumentach,
• Forma reprezentacji nie zgadza się z rzeczywistością,
• Brakuje wpisu prokurenta,