Co to jest Portal Rejestrów Sądowych (PRS) i jak z niego korzystać przy zmianach w KRS?

Zmiana adresu spółki? Nowy członek zarządu? Aktualizacja PKD?
Niezależnie od tego, co się zmieniło – wszystko musi znaleźć odzwierciedlenie w KRS.
Od 2021 roku najprościej zrobić to przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – bezpłatne, oficjalne narzędzie Ministerstwa Sprawiedliwości do składania wniosków online.
Ale uwaga – w obiegu funkcjonuje jeszcze system S24 i wiele osób myli oba rozwiązania. Sprawdź, jak działają i kiedy musisz korzystać z PRS.

Co to jest PRS?

PRS (Portal Rejestrów Sądowych) to system teleinformatyczny, który umożliwia:

• składanie wniosków o wpis/zmianę/wykreślenie danych w KRS,
• dostęp do dokumentów i odpisów,
• komunikację z sądami rejestrowymi.

Od lipca 2021 r. cała korespondencja z KRS odbywa się elektronicznie przez PRS – papierowe wnioski zostały zastąpione formularzami online.

PRS a S24 – czym to się różni?

• S24 – to system, w którym można założyć spółkę z o.o., jawną, komandytową lub prostą spółkę akcyjną na gotowym wzorcu. Jeśli spółka została założona w S24, można tam też zrobić niektóre proste zmiany, np.:
  • zmiana adresu spółki,
  • zmiana PKD,
  • powołanie nowego członka zarządu.
• PRS – daje pełny katalog wniosków i umożliwia obsługę wszystkich podmiotów wpisanych do KRS. Jeśli zmiana wykracza poza prosty wzorzec (np. modyfikacja umowy spółki w zakresie, którego nie przewiduje S24), to trzeba skorzystać z PRS.

Zasada jest prosta:

• S24 – proste zmiany na gotowych formularzach,
• PRS – wszystkie zmiany, w tym złożone i niemożliwe do przeprowadzenia w S24.

Kto musi korzystać z PRS?

Obowiązek korzystania z PRS dotyczy:

• spółek z o.o., akcyjnych i prostych spółek akcyjnych,
• fundacji i stowarzyszeń wpisanych do KRS,
• podmiotów z osobowością prawną wpisanych do rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń.

Uwaga: spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze nie są wpisywane do KRS – PRS ich nie dotyczy.

Jak założyć konto i złożyć wniosek w PRS?

Krok 1: Rejestracja w PRS

• Wejdź na: https://prs.ms.gov.pl
• Wybierz „Załóż konto”.
• Potwierdź tożsamość przez profil zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Krok 2: Zaloguj się i wybierz typ wniosku

• Przejdź do zakładki „Zgłoś zmianę”.
• Wybierz właściwy formularz – np. KRS-Z3 (dla zmian w spółce z o.o.).

Krok 3: Wypełnij formularz elektroniczny

• Podaj dane, które uległy zmianie – np. nowy zarząd, nowy adres, zmiana PKD.
• Dołącz wymagane dokumenty (np. uchwały, zgody, aktualną umowę spółki).

Krok 4: Podpisz i wyślij wniosek

• Wniosek podpisuje osoba lub osoby zgodnie z reprezentacją spółki.
• Musisz użyć podpisu elektronicznego (np. profilu zaufanego).

Krok 5: Opłać wniosek

• System PRS wygeneruje link do płatności.
• Opłata sądowa to 250 zł + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Ile masz czasu na zgłoszenie zmian?

Zarząd ma 7 dni od daty zmiany, by zgłosić ją do KRS.
Przekroczenie terminu może skutkować karą grzywny lub wszczęciem postępowania przymuszającego.

Najczęstsze błędy przy korzystaniu z PRS

• ❌ Brak podpisu elektronicznego wszystkich członków zarządu
• ❌ Nieaktualna umowa spółki w załączniku
• ❌ Wybór niewłaściwego formularza
• ❌ Brak wymaganych uchwał lub zgód

Potrzebujesz pomocy?

Dla osób, które nie korzystają z PRS na co dzień, system może wydawać się skomplikowany. Jeśli:

• nie wiesz, jaki formularz wybrać,
• masz wątpliwości, jakie dokumenty załączyć,
• boisz się odrzucenia wniosku przez sąd,

– odezwij się. Pomożemy Ci przygotować i złożyć wniosek bez błędów.

Podsumowanie

Portal Rejestrów Sądowych to dziś główna droga do aktualizacji danych w KRS.
System S24 pozostaje użyteczny przy prostych zmianach, ale wszystkie bardziej złożone modyfikacje wymagają PRS.
Dzięki temu narzędziu możesz działać szybko, wygodnie i bez papierologii – pod warunkiem, że wiesz, jak z niego korzystać.
Nie zostawiaj sprawy na później – każda zmiana w Twojej firmie powinna być od razu widoczna w KRS.