Planujesz rozszerzyć działalność i zastanawiasz się, jak otworzyć oddział firmy? A może prowadzisz przedsiębiorstwo za granicą i chcesz rozpocząć działalność w Polsce? Wiele osób wpisuje w wyszukiwarkę pytania: jak otworzyć oddział i zgłosić go do KRS, czy oddział trzeba rejestrować w KRS lub jak założyć oddział spółki z o.o.

Odpowiedź zależy od tego, czy oddział tworzy polska spółka, czy przedsiębiorca zagraniczny. W tym artykule wyjaśniamy najważniejsze różnice oraz przedstawiamy procedurę krok po kroku.

Czym jest oddział firmy?

Oddział to wyodrębniona organizacyjnie część przedsiębiorstwa, która prowadzi działalność poza główną siedzibą firmy. Nie jest odrębnym przedsiębiorcą ani osobą prawną – działa w imieniu przedsiębiorcy, który go utworzył.

Oddział może wykonywać działalność gospodarczą, obsługiwać klientów, zatrudniać pracowników oraz posiadać własny adres, jednak wszystkie prawa i obowiązki pozostają po stronie przedsiębiorcy.

Czy oddział polskiej spółki trzeba zgłosić do KRS?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań.

Nie. Jeżeli oddział tworzy polska spółka z o.o., spółka akcyjna lub inna spółka wpisana do KRS, co do zasady nie dokonuje się odrębnego wpisu oddziału do KRS.

Polska spółka może prowadzić działalność w wielu lokalizacjach, otwierać biura, punkty obsługi czy filie bez rejestrowania każdego z nich jako oddzielnego podmiotu.

Jak otworzyć oddział polskiej spółki?

Najczęściej procedura obejmuje:

• podjęcie decyzji przez zarząd o utworzeniu oddziału,

• wybór adresu prowadzenia działalności,

• przygotowanie organizacji pracy oddziału,

• zgłoszenie nowego miejsca prowadzenia działalności do właściwych urzędów, jeżeli wymagają tego przepisy,

• aktualizację danych podatkowych lub statystycznych, gdy zachodzi taki obowiązek.

Oddział polskiej spółki:

• korzysta z tego samego numeru KRS,

• posługuje się tym samym numerem NIP,

• korzysta z tego samego numeru REGON,

• nie posiada odrębnej osobowości prawnej.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie zakłada nowej spółki, lecz jedynie rozszerza działalność o kolejną lokalizację.

Kiedy oddział trzeba zgłosić do KRS?

Obowiązek wpisu do KRS dotyczy przede wszystkim oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, którzy chcą prowadzić działalność gospodarczą na terytorium Polski.

Przed rozpoczęciem działalności oddział musi zostać wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS. Dopiero po uzyskaniu wpisu może legalnie rozpocząć działalność w Polsce.

Kto może otworzyć oddział przedsiębiorcy zagranicznego?

Oddział w Polsce mogą utworzyć przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą poza granicami Polski.

Najczęściej są to firmy z:

• krajów Unii Europejskiej,

• Wielkiej Brytanii,

• Stanów Zjednoczonych,

• Kanady,

• Ukrainy,

• Szwajcarii,

• innych państw prowadzących działalność gospodarczą zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Oddział może prowadzić wyłącznie działalność odpowiadającą działalności wykonywanej przez przedsiębiorcę w kraju jego siedziby.

Jak otworzyć oddział przedsiębiorcy zagranicznego?

Proces rejestracji składa się z kilku etapów.

1. Przygotowanie dokumentów

Najważniejsze jest zgromadzenie dokumentów potwierdzających istnienie przedsiębiorcy zagranicznego.

Najczęściej wymagane są:

• odpis z zagranicznego rejestru przedsiębiorców,

• statut lub umowa spółki (jeżeli obowiązuje),

• dane osób reprezentujących przedsiębiorcę,

• adres oddziału w Polsce,

• tłumaczenia przysięgłe dokumentów na język polski.

W zależności od kraju dokumenty mogą wymagać apostille albo legalizacji.

2. Wyznaczenie osoby reprezentującej oddział

Przedsiębiorca zagraniczny powinien ustanowić osobę upoważnioną do reprezentowania go w Polsce.

Osoba ta będzie mogła działać w imieniu przedsiębiorcy w zakresie funkcjonowania oddziału.

3. Przygotowanie wniosku do KRS

Rejestracja odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS).

Do wniosku dołącza się wymagane dokumenty podpisane elektronicznie przez osoby uprawnione.

4. Wpis oddziału do KRS

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku sąd dokonuje wpisu oddziału do rejestru przedsiębiorców.

Dopiero od tego momentu oddział może rozpocząć działalność gospodarczą na terenie Polski.

Jak powinna wyglądać nazwa oddziału?

Nazwa oddziału przedsiębiorcy zagranicznego powinna zawierać:

• nazwę przedsiębiorcy,

• oznaczenie formy prawnej,

• dopisek „Oddział w Polsce”.

Przykład:

ABC Limited – Oddział w Polsce

Jakie obowiązki ma oddział po rejestracji?

Po wpisie do KRS przedsiębiorca powinien pamiętać o:

• prowadzeniu dokumentacji zgodnie z polskimi przepisami,

• prowadzeniu rachunkowości zgodnie z obowiązującymi regulacjami,

• zgłaszaniu zmian do KRS,

• aktualizacji danych rejestrowych,

• realizacji obowiązków podatkowych.

Najczęstsze błędy podczas rejestracji oddziału

Najwięcej problemów powodują:

• nieaktualny odpis z zagranicznego rejestru,

• brak tłumaczeń przysięgłych,

• nieprawidłowe podpisanie dokumentów,

• brak wymaganych załączników,

• błędy we wniosku składanym do PRS.

Każdy z tych błędów może wydłużyć czas rejestracji lub skutkować koniecznością uzupełnienia dokumentacji.

Ile trwa rejestracja oddziału?

Czas rozpatrzenia wniosku zależy od właściwego sądu rejestrowego oraz kompletności dokumentów.

Jeżeli dokumentacja została przygotowana prawidłowo, postępowanie przebiega zdecydowanie sprawniej niż w przypadku konieczności uzupełniania braków formalnych.

FAQ

Czy oddział polskiej spółki wpisuje się do KRS?

Nie. Polska spółka może prowadzić działalność w wielu lokalizacjach bez odrębnej rejestracji oddziałów w KRS.

Czy oddział przedsiębiorcy zagranicznego wymaga wpisu do KRS?

Tak. Jest to warunek rozpoczęcia działalności gospodarczej w Polsce.

Czy oddział ma własny numer KRS?

Oddział przedsiębiorcy zagranicznego jest ujawniany w rejestrze przedsiębiorców KRS. Natomiast oddział polskiej spółki nie otrzymuje odrębnego numeru KRS.

Czy oddział jest osobną firmą?

Nie. Oddział nie posiada odrębnej osobowości prawnej i działa w imieniu przedsiębiorcy.

Czy można prowadzić działalność w kilku miastach?

Tak. Polska spółka może prowadzić działalność w wielu lokalizacjach bez zakładania nowych spółek.

Podsumowanie

Jeżeli planujesz otworzyć oddział firmy, w pierwszej kolejności należy ustalić, czy chodzi o polską spółkę, czy przedsiębiorcę zagranicznego.

W przypadku polskich spółek utworzenie oddziału zazwyczaj nie wymaga odrębnego wpisu do KRS. Natomiast oddział przedsiębiorcy zagranicznego musi zostać zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym przed rozpoczęciem działalności w Polsce.

Prawidłowe przygotowanie dokumentów oraz właściwe przeprowadzenie procedury pozwala uniknąć wezwań do uzupełnienia braków i znacząco skraca czas rejestracji.

Jeżeli potrzebujesz pomocy przy rejestracji oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, przygotowaniu dokumentów do KRS lub obsłudze zmian rejestrowych, specjaliści Nobel.pro pomogą przeprowadzić cały proces od przygotowania dokumentacji aż do uzyskania wpisu w KRS.