Rejestracja spółki, zmiana danych w KRS czy zgłoszenie zmian w zarządzie odbywają się obecnie niemal wyłącznie elektronicznie. Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest jednak: jak podpisać wniosek do KRS? Czy wystarczy Profil Zaufany, czy konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

W tym poradniku wyjaśniamy różnice pomiędzy obiema metodami podpisywania dokumentów oraz podpowiadamy, które rozwiązanie będzie najlepsze dla przedsiębiorców i wspólników spółek.

Dlaczego podpis elektroniczny jest wymagany?

Wnioski składane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) lub systemu S24 muszą zostać podpisane elektronicznie przez osoby uprawnione.

Najczęściej są to:

• członkowie zarządu,
• wspólnicy zakładający spółkę,
• pełnomocnicy,
• likwidatorzy,
• prokurenci (w określonych przypadkach).

Bez ważnego podpisu elektronicznego wniosek nie zostanie skutecznie złożony.

Jakie podpisy są akceptowane przez KRS?

Obecnie KRS akceptuje dwa rodzaje podpisów elektronicznych:

• Profil Zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

Oba rodzaje podpisów mają taką samą moc prawną przy składaniu wniosków do KRS.

Profil Zaufany

Profil Zaufany to bezpłatna metoda podpisywania dokumentów elektronicznych udostępniana przez administrację publiczną.

Zalety

• całkowicie bezpłatny,
• szybkie podpisywanie dokumentów urzędowych,
• możliwość założenia online (w wielu przypadkach),
• ważny do kontaktów z administracją publiczną.

Wady

• przeznaczony głównie do spraw urzędowych,
• dostępny przede wszystkim dla osób posiadających numer PESEL,
• zagraniczni wspólnicy często muszą najpierw uzyskać numer PESEL oraz założyć Profil Zaufany.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Podpis kwalifikowany jest komercyjnym podpisem elektronicznym wydawanym przez certyfikowanych dostawców.

Może być wykorzystywany nie tylko do kontaktów z urzędami, ale również do podpisywania:

• umów,
• faktur,
• dokumentów handlowych,
• dokumentów korporacyjnych,
• pism kierowanych do sądów i urzędów.

Zalety

• uznawany w całej Unii Europejskiej,
• umożliwia podpisywanie praktycznie każdego dokumentu elektronicznego,
• jest odpowiedni dla przedsiębiorców regularnie korzystających z podpisu elektronicznego,
• może zostać wydany również cudzoziemcom.

Wady

• jest usługą płatną,
• wymaga zakupu certyfikatu oraz jego okresowego odnawiania.

Profil Zaufany czy podpis kwalifikowany – co wybrać?

Jeżeli planujesz jedynie założyć spółkę lub sporadycznie składać wnioski do KRS, Profil Zaufany będzie zwykle wystarczający.

Jeżeli natomiast prowadzisz działalność międzynarodową lub regularnie podpisujesz dokumenty elektroniczne, warto rozważyć podpis kwalifikowany.

Czy cudzoziemiec może podpisać wniosek do KRS?

Tak.

Cudzoziemcy mają kilka możliwości:

• uzyskanie numeru PESEL i założenie Profilu Zaufanego,
• korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego uznawanego w Polsce,
• wykorzystanie kwalifikowanego podpisu wydanego przez dostawcę spełniającego wymagania rozporządzenia eIDAS.

Dobór odpowiedniej metody zależy od obywatelstwa oraz kraju zamieszkania wspólnika.

Jak wygląda podpisanie wniosku w praktyce?

Proces wygląda zazwyczaj następująco:

1. Przygotowanie dokumentów.
2. Wypełnienie wniosku w systemie PRS lub S24.
3. Udostępnienie dokumentów osobom podpisującym.
4. Złożenie podpisów elektronicznych.
5. Wysłanie kompletnego wniosku do KRS.

Jeżeli spółka posiada kilku członków zarządu lub kilku wspólników, każda z uprawnionych osób podpisuje dokumenty swoim własnym podpisem elektronicznym.

Najczęstsze problemy z podpisywaniem dokumentów

Przedsiębiorcy najczęściej spotykają się z następującymi problemami:

• brak numeru PESEL,
• nieaktywny Profil Zaufany,
• wygasły certyfikat podpisu kwalifikowanego,
• podpisanie niewłaściwego dokumentu,
• brak podpisu jednej z wymaganych osób,
• problemy techniczne z przeglądarką lub konfiguracją podpisu.

W większości przypadków można ich uniknąć poprzez wcześniejsze przygotowanie podpisów oraz dokładną weryfikację dokumentów przed ich wysłaniem.

Jak możemy pomóc?

W Nobel.pro pomagamy przedsiębiorcom przejść przez cały proces elektronicznej rejestracji spółki oraz dokonywania zmian w KRS.

Nasze wsparcie obejmuje:

• przygotowanie dokumentów do KRS,
• pomoc w uzyskaniu numeru PESEL dla cudzoziemców,
• wsparcie przy zakładaniu Profilu Zaufanego,
• pomoc w podpisywaniu dokumentów elektronicznych,
• kompleksową rejestrację spółek oraz zmian w KRS.

Dzięki temu cały proces przebiega szybciej i bez zbędnych poprawek.

Podsumowanie

Zarówno Profil Zaufany, jak i kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwiają skuteczne podpisanie wniosku do KRS. Wybór odpowiedniego rozwiązania zależy przede wszystkim od tego, jak często korzystasz z podpisu elektronicznego oraz czy jesteś obywatelem Polski czy cudzoziemcem.

Jeżeli masz wątpliwości, która forma podpisu będzie odpowiednia w Twojej sytuacji, warto skorzystać z pomocy specjalistów. Pozwoli to uniknąć błędów i sprawnie przeprowadzić rejestrację spółki lub zmianę wpisu w KRS.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy Profil Zaufany wystarczy do podpisania wniosku do KRS?

Tak. Profil Zaufany jest akceptowany przez KRS i w większości przypadków w pełni wystarcza do podpisywania wniosków składanych za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych lub systemu S24.

Czy podpis kwalifikowany jest obowiązkowy?

Nie. Można korzystać zarówno z Profilu Zaufanego, jak i kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czy wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać wniosek?

Tak, jeżeli zgodnie z zasadami reprezentacji spółki wymagane są podpisy kilku osób. Każda z nich składa podpis elektroniczny indywidualnie.

Czy cudzoziemiec może korzystać z Profilu Zaufanego?

Tak, jednak zazwyczaj wymaga to wcześniejszego uzyskania numeru PESEL i założenia Profilu Zaufanego. Alternatywą jest kwalifikowany podpis elektroniczny uznawany zgodnie z przepisami rozporządzenia eIDAS.